Modelo de Procesos

Para hablar de la importancia de modelo de procesos, es necesario considerar que los procesos y su estrecha relación con el concepto de calidad, incorporan al usuario como eje fundamental. De lo que se desprende, que la importancia radica en que el modelo de procesos está en total concordancia con la promesa de valor que la Universidad hace a la comunidad.

Contar con un modelo de procesos es el punto de partida para la implementación de la gestión por procesos, radicando su importancia, en que éste será el diagrama general a partir del cual los colaboradores vamos a diseñar y rediseñar los procesos que desarrollamos en la prestación de los servicios brindados por la Universidad. El modelo de procesos, además, servirá de base para definir los límites de control que garantizan que se cumpla nuestra promesa de valor a los usuarios. Así mismo, el modelo de procesos deberá ayudar a fortalecer la comunicación y colaboración, así como afianzar la cultura de procesos al interior de la Universidad, propiciando el trabajo en equipo al seguir un objetivo común alrededor de la prestación de los servicios.

Con el modelo de procesos la Universidad da un paso clave en el mejoramiento de sus procesos, contemplando la interacción entre procesos y personas, sin embargo, el resultado dependerá de que todos los involucrados trabajen para diseñar procesos más ágiles, incorporar mejores prácticas y monitorear permanentemente su ejecución y resultados para identificar y aprovechar las oportunidades de mejoramiento.

Sí. --Desde hace más de 3 años con la metodología de implementación de ciclos de gestión propuesta por PwC, la Vicerrectoría Administrativa -ha venido operando con este modelo, mostrando resultados positivos. El modelo propuesto para la Universidad busca potenciar tales beneficios en el resto de los servicios brindados en la Seccional.

Desde el año 2011, algunos de los ciclos propuestos en el modelo se han implementado bajo el liderazgo de la Vicerrectoría Administrativa, y fruto de esto la Universidad ha percibido algunos cambios y mejoramientos en los servicios que son brindados desde estos ciclos. A continuación se presentan brevemente algunos de estos logros:

La mejora continua es un trabajo en equipo, que involucra a todos. Cuando la Universidad esté implementando los nuevos procesos diseñados o rediseñados, se definirán roles de líderes de proceso que direccionarán la identificación de oportunidades de mejora y su adecuada implementación a partir de los equipos de trabajo definidos. 

El modelo de procesos se concibe como un elemento clave en el logro de los objetivos de la Universidad, ante todo es una representación de la misma. Ahora bien, es natural que como resultado de la mejora continua, los cambios en el entorno, la Planeación Institucional o las nuevas tecnologías, los procesos sufran cambios y tengan que evolucionar.

El modelo de procesos no es estático, por el contrario es dinámico y podrá ser ajustado en la medida en que las condiciones del momento lo exijan; eso sí, de acuerdo con los métodos definidos para tal fin. Finalmente, el modelo contribuirá a que la adopción de las acciones necesarias, resultado de los cambios, se ejecuten de una forma más natural y flexible.

La gestión de proyectos es un componente transversal al modelo, dado que es una herramienta de gestión que puede ser abordada como parte del quehacer de algunos de los procesos. Por ejemplo la investigación, que requiere, típicamente, de proyectos para la obtención de sus resultados; también se utiliza la gestión de proyectos como un medio para la obtención de algún producto o resultado particular y único que requiera la Universidad.

Adicionalmente, con la gestión de proyectos se posibilita, en gran medida, que la Universidad se acerque al logro de las MEGAS establecidas en su planeación estratégica a través de los proyectos, los cuales se direccionan y gestionan desde el ciclo Planeación Integral.

Desde la perspectiva del Project Management Institute - PMI®, la gerencia de proyectos es una metodología basada en procesos - que está en concordancia con el modelo de gestión por procesos que se está proponiendo para la Universidad.

El Modelo de Procesos organiza la manera de trabajar, por tanto debe estar sustentado en una estructura organizacional que lo soporte. Esto no significa que las áreas, oficinas o departamentos desaparezcan, sin embargo es importante aclarar que los cambios de estructura que están pasando en este momento obedecen a otras iniciativas. En una estructura puede haber cambios propios de la dinámica de la Institución y no necesariamente por la existencia del Modelo.

El hecho que un cargo participe de un ciclo de gestión en particular no significa que tenga que cambiar de área, oficina o lugar de trabajo, de hecho se puede participar en varios ciclos desde un mismo cargo, puesto que los ciclos son transversales a las áreas.

El modelo de procesos contempla el qué hacer de la Universidad a través de los objetivos y alcances que se dan a cada ciclo de gestión, considerando el qué hacer de la Institución, más no el quién se encarga de estas responsabilidades.

La estructura organizacional deberá revisarse a partir del modelo de procesos de manera que se articule ambos elementos del modelo de gestión: procesos y organización. Por lo anterior, es natural que un área funcional participe en varios de los ciclos y procesos del modelo, o en algunos casos se concentren sus actividades en uno solo de los ciclos o procesos.

En concreto, el entendimiento del modelo de procesos no debe circunscribirse a la estructura organizacional actual de la Universidad, ya que posterior al desglose del modelo de procesos, es necesario efectuar la revisión de la estructura para garantizar que esté acorde con el qué hacer de la Institución a través de los objetivos de sus ciclos y procesos así como su interrelación.

En resumen, metodológicamente primero se establece el modelo de procesos y posteriormente la estructura organizacional que lo “operacionaliza” y hace posible que éste cobre vida y ambos (procesos y estructura) puedan facilitar el logro de los objetivos estratégicos de la Institución.

Una vez implementados los procesos diseñados o rediseñados, es vital la medición permanente como parte de la mejora continua. Los indicadores de ciclos y de sus procesos permitirán establecer oportunidades de mejoramiento y nuevos retos qué perseguir por los equipos de trabajo. Estos indicadores también facilitarán la articulación del quehacer de la Universidad a través de sus procesos con el alcance de los indicadores asociados a las MEGAS estratégicas establecidas en la Planeación Institucional en vigencia.

La Universidad es consciente de que una transformación organizacional, como la que implica la adopción de un nuevo modelo de procesos, requiere de un adecuado manejo del cambio. Por lo anterior se cuenta con un plan para manejo del cambio, acompañado del plan de comunicaciones respectivo, que posibilita identificar a los distintos actores involucrados en la implementación del modelo, con el fin de hacer un adecuado manejo de la transición. Sabemos que la consolidación del modelo descansa en el recurso humano de la Universidad, por lo anterior, parte clave de este cambio será el involucramiento de líderes o gestores de cambio que apoyen la adopción del nuevo modelo, mediante el ejemplo y la difusión de los beneficios que se pretende obtener con esta nueva forma de organizar los procesos de la Universidad. Los planes de cambio requeridos para hacer realidad esta transformación, privilegiarán las actividades y programas que involucren y promuevan la alta participación de todos los actores involucrados. 

Es clave precisar que el modelo por sí solo no genera los beneficios, sino la implementación de la gestión por procesos como un modelo de gestión de la Universidad, El modelo, per se, es la base fundamental sobre la cual se construye una gestión por procesos, cuyo propósito se concentra en el aporte de valor que agrega a cada proceso y que permite una mayor satisfacción de a los usuarios de los servicios que son ofrecidos en procura de cumplir con la Misión de la Pontificia Universidad Javeriana.

Este enfoque de gestión fomenta un cambio de cultura que, prioriza el mejoramiento de procesos, con los actores de los mismos, y propende porque los resultados obtenidos estén alineados con la misión y visión institucional.

El modelo de procesos propuesto ha sido diseñado para la Seccional considerando la relación que ésta tiene con la Sede Central, pero no representa a ambas. En cuanto a la adopción del enfoque de gestión por procesos como modelo de gestión, tanto la Seccional como la Sede Central se encuentran desarrollándolo bajo métodos distintos, pero tienen la misma intensión: implementar una cultura de procesos en la Institución, como eje fundamental para afrontar los nuevos retos y realidades que la Universidad enfrenta. 

Con el modelo de procesos aprobado se deberá llevar a cabo el desglose y detallamiento de cada uno de los ciclos y procesos, identificando, además de los procedimientos que reflejan las actividades necesarias para satisfacer las necesidades de los usuarios de los servicios de la Universidad, las oportunidades de mejora.

En la gestión por procesos se presenta un gobierno fundamentado en la dinámica de equipos de trabajo mediante la asignación de roles de líderes de ciclos y de procesos, así como participantes de procedimientos que en conjunto facilitan el alcanzar los objetivos.

Se ha identificado que la Comunidad Educativa Javeriana es el núcleo alrededor del cual se desarrollan las funciones sustantivas en la Universidad, así mismo, es el centro de la gestión de la Universidad. El Proyecto Educativo fundamenta claramente el valor de la Comunidad Educativa y reconoce en ella la participación de todos los que se involucran en la realización de los objetivos que se derivan del ser y naturaleza de la Universidad.

De esta manera, la representación gráfica del quehacer de la Universidad representada en el modelo, ilustra que la Comunidad Educativa Javeriana como foco, es el centro alrededor del cual todos los ciclos y procesos de la Universidad concentrarán sus esfuerzos para la satisfacción de las necesidades de todos los usuarios de sus servicios.

El modelo de procesos en esta etapa recoge de manera integral el quehacer de la Universidad alrededor de su foco, la Comunidad Educativa Javeriana, pero a un alto nivel; represéntalo más cerca posible la organización de la Institución por procesos y su alineación con la Planeación Institucional en vigencia, sin embargo, es posible que en el momento de efectuar el desglose y detallamiento de cada proceso sea necesario aplicar ajustes sobre el planteamiento que se ha establecido hasta este momento, lo cual se considera como algo normal o posible, fundamentalmente porque, al igual que la Universidad, el Modelo de Procesos es flexible y adaptable a las necesidades cambiantes de los usuarios, así como al entorno dinámico que rodea a la Institución. Que el Modelo de Procesos cambie es reflejo de su adaptación a la realidad de la Universidad como elemento vivo base de su gestión.